毎日仕事に追われて、忙しく遅くまで残業している人は多いのではないでしょうか。
職場の人間関係は悪くない。
仕事内容も嫌いではない。
それなのに仕事が多すぎて、帰宅すると寝るだけ。休日も疲れているので何もせず、また月曜日から仕事……。
僕も以前は、そんな生活をしていました。
しかし、仕事の進め方を見直したことで、現在では定時で帰宅して家族と過ごす時間を作りながら、仕事にも取り組めるようになりました。
もちろん、すべての仕事を短時間で終わらせられるわけではありません。
それでも、仕事の「やり方」「順番」「引き受け方」を変えるだけで、仕事に追われる感覚はかなり変わります。
僕が大切だと思っているのは、
「仕事にコントロールされる側」から「自分で仕事をコントロールする側」になることです。
今回は、僕が実践している「仕事を楽にする3つのステップ」を紹介します。
第1ステップ：自分の仕事量を時間で把握する
まず最初にやってほしいのが、自分の仕事にどれくらい時間がかかっているのかを把握することです。
毎日仕事に追われていると、
「今日は何をやったんだろう？」
「この仕事に何時間かかったんだ？」
という状態になってしまうことがあります。
そこで、まずは簡単な仕事から、必要な時間を計ってみましょう。
例えば、
- メール確認：30分
- 資料作成：1時間
- データ入力：40分
- 定例作業：1時間
- 問い合わせ対応：30分
というように、自分の仕事を時間に換算していきます。
仕事量を時間に換算すると見えてくる
なぜ時間を把握する必要があるのでしょうか。
それは、自分が抱えている仕事量が多すぎるのかどうかを、数字で考えられるようになるからです。
例えば10個の仕事を抱えていたとしても、1つ10分で終わる仕事なら、合計で約100分です。
一方で、1つ1時間かかる仕事なら、10個で10時間。
同じ「10個の仕事」でも、必要な時間はまったく違います。
だからこそ、
「仕事が10個ある」ではなく、「今日は何時間分の仕事を抱えているのか」
と考えることが大切です。
まずは毎日の決まった仕事、いわゆるルーティン作業から時間を計ってみましょう。
それができたら、資料作成や打ち合わせ、問い合わせ対応など、自分が担当している仕事全体の時間も考えてみます。
時間がわからない仕事は「予想時間」でOK
資料作成など、
「完成するまで何時間かかるかわからない」
という仕事もありますよね。
そんな仕事まで正確に時間を計る必要はありません。
最初は、
「この資料なら1時間くらいかな」
という程度で大丈夫です。
そして、その時間を目標にして仕事を進めてみます。
「1時間で終わらせよう」と考えるだけでも、ダラダラと仕事を続けることを防ぎやすくなります。
もちろん、品質を落としてまで時間内に終わらせる必要はありません。
大切なのは、
「この仕事にはどれくらい時間を使うのか」
を意識することです。
時間を意識しないまま仕事をしていると、気づかないうちに必要以上の時間を使ってしまうことがあります。
第2ステップ：やること・やらないことを決める
自分の仕事量がある程度わかってきたら、次は仕事の計画を立てます。
僕も以前、上司から、
「計画を立てろ！」
「計画もないのに、どうやって仕事をするんだ！」
とよく言われていました。
当時は「また言ってるよ……」と思っていましたが、今になって考えると、計画を立てることはかなり重要でした（笑）。
まずは抱えている仕事を書き出す
仕事の計画を立てるときは、最初に自分が抱えている仕事を全部書き出します。
そして、
「今日やる仕事」と「今日はやらない仕事」
に分けます。
ここがポイントです。
8時間勤務なら8時間全部を予定で埋めない
例えば所定労働時間が8時間だったとしても、8時間分の仕事をギッチリ予定に入れるのはおすすめしません。
僕なら、7時間程度を目安にして、残りの時間を予備として確保します。
なぜなら、仕事は計画通りに進まないからです。
- 急な問い合わせ
- 突発的なトラブル
- 会議
- 他部署からの依頼
- 上司からの確認
- 電話対応
など、予定外の仕事は必ず発生します。
最初から余裕を持たせておけば、突然仕事が入ってきても対応しやすくなります。
逆に、8時間すべてを仕事で埋めてしまうと、何か一つ予定外の仕事が入っただけで、その日の仕事が後ろにズレてしまいます。
そして最終的に、
「終わらないから残業」
となってしまいます。
「今日やらない仕事」を決める
もう一つ重要なのが、やることだけではなく「やらないこと」も決めることです。
「明日でいい仕事だけど、すぐ終わりそうだからやっておこう」
こう考えて仕事を始めた結果、
「今日やらなければいけない仕事が終わらない……」
という経験はありませんか？
僕は何度もありました。
だからこそ、
「これは今日やらない」
と決めることも大切です。
やらないと決めることで集中力を守る
仕事をしていると、
「あの仕事もやらなきゃ」
「そういえば、あの件どうなったかな？」
「明日の資料も作らないと……」
など、いろいろなことが頭に浮かびます。
これを一つ一つ考えていると、今やっている仕事への集中力が途切れてしまいます。
そこで、
「その仕事は今日はやらない」
と決めます。
必要ならメモだけ残しておき、翌日以降に対応すればいいのです。
仕事を減らすためには、
「何をするか」だけではなく「何をしないか」を決めることも重要です。
第3ステップ：自分のキャパを超える仕事は引き受けない
ここまでできるようになると、自分がどれくらいの仕事を抱えているのかが見えてきます。
そして、毎日の仕事を計画的に進められるようになります。
さらに、突発的な仕事に対応するための余裕も確保できます。
しかし、ここで問題があります。
それは、
短納期の仕事を大量に依頼された場合です。
いくら自分で計画を立てても、次から次へと仕事を追加されたら、当然終わらなくなります。
そこで必要になるのが、
「仕事を断る」という選択肢です。
「できません」ではなく、理由を伝えて相談する
もちろん、
「やりたくないからやりません」
ではいけません。
そうではなく、
「現在この仕事を抱えているため、今日中に対応するのは難しいです」
と、自分の仕事量を説明します。
例えば、
「現在Aの資料作成とBの案件を抱えていて、今日中に対応できる時間がありません。どちらを優先すればよいでしょうか？」
このように伝えれば、
「仕事をやりたくない」
という話ではありません。
仕事の優先順位を上司と相談しているだけです。
自分の仕事量を時間で把握していれば、
「なぜできないのか」
を具体的に説明できます。
これが第1ステップ、第2ステップにつながっています。
仕事を断る＝評価が下がるとは限らない
仕事を断ることに抵抗がある人も多いと思います。
「仕事を断ったら評価が下がるんじゃないか？」
「昇進できなくなるんじゃないか？」
「嫌な奴だと思われるんじゃないか？」
と考えてしまいますよね。
しかし、一度考えてみてください。
仕事に追われ続ける生活をして、本当に満足できていますか？
毎日遅くまで残業して、帰宅したら寝るだけ。
休日も疲れて何もできない。
そんな生活を何年も続ける必要があるのでしょうか。
もちろん、仕事を頑張ることが悪いわけではありません。
忙しい時期には、多少残業が必要になることもあります。
ただし、
「自分のキャパを超えた仕事を何でも引き受ける」
ことと、
「責任を持って仕事をする」
ことは別です。
自分が対応できる仕事量を把握して、無理なものは優先順位を相談する。
これも仕事を続けるうえで大切なスキルだと思います。
それでも無理な仕事を押し付けられるなら
仕事量を説明しても、
「とにかくやれ！」
「残業すればいいだろ！」
と無理な仕事を押し付けてくる上司もいるかもしれません。
そういった環境では、個人の仕事術だけでは解決できないこともあります。
その場合は、
- 上司のさらに上の管理職に相談する
- 業務量について相談する
- 人事や会社の相談窓口を利用する
- 必要に応じて社外の相談窓口を利用する
- 転職を検討する
など、別の方法を考えることも大切です。
自分の努力だけでは解決できない問題まで、自分の責任だと思い込まないようにしましょう。
まとめ｜仕事を楽にする3ステップ
今回は、僕が実践している「仕事を楽にする方法」を3ステップで紹介しました。
① 自分の仕事量を時間で把握する
まずは、自分の仕事にどれくらい時間がかかるのかを把握します。
② やること・やらないことを決める
その日にやる仕事を決め、突発的な仕事に対応できるように余裕を持たせます。
そして、「今日はやらない仕事」も決めます。
③ 自分のキャパを超える仕事は引き受けない
無理な仕事を何でも引き受けるのではなく、自分の仕事量を説明して優先順位を相談しましょう。
仕事を楽にするために、いきなり大きな改革をする必要はありません。
まずは、
「この仕事には何分かかっているんだろう？」
と考えるところから始めてみてください。
自分の仕事量が見えてくると、仕事の進め方も少しずつ変わってきます。
僕自身、以前は毎日仕事に追われていました。
それが今では、仕事を計画して、優先順位を決め、できるだけ定時で帰宅することを意識しています。
もちろん、毎日すべてが予定通りに進むわけではありません。
それでも、**「会社に仕事を決められる」のではなく「自分で仕事をコントロールする」**という意識を持つだけでも、働き方は変わってきます。
仕事だけで一日が終わってしまう生活から抜け出したいなら、まずは小さなことから始めてみてください。
仕事を頑張ることも大切ですが、仕事以外の時間も大切にしましょう。
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