製造業スタッフの仕事効率化は、とても大切です。
製造業では、大きく分けると、
- 直接作業：実際に製品を生産する作業
- 間接作業：生産をサポートする業務
があります。
製造スタッフの仕事は、会社によっては間接業務が中心になることもあります。
直接製品を生産する仕事とは違い、間接業務は自分自身で仕事の進め方を工夫できる部分が多いため、仕事の効率化は会社の生産性向上だけでなく、自分自身の残業時間削減にもつながります。
特に、
「毎日遅くまで残業している」
「仕事が次から次へと増えていく」
「何から手を付ければいいのかわからない」
という人には、今回紹介する方法が参考になると思います。
結論から言うと、仕事を効率化するためには「やることを増やす」のではなく、「やらないことを決める」ことが重要です。
今回は、私自身が実践して効果を感じた方法を4つ紹介します。
ステップ1 やるべきことを紙に書き出す
まず、自分がやらなければいけない仕事を紙に箇条書きで書き出します。
毎日のルーティン作業から、今週中にやらなければいけない仕事まで、思いつくものをどんどん書いていきましょう。
メモ用紙でもノートでも構いません。
ここで大切なのは、10分程度で一気に書き出すことです。
完璧なリストを作ろうとする必要はありません。
思いついた仕事を、とにかく書き出してください。
例えば、
- メール確認
- 資料作成
- 品質データの確認
- 仕入れ先への連絡
- 会議資料の準備
- 上司への報告
- 現場確認
などです。
頭の中だけで仕事を管理していると、
「これもやらなければ」
「あれも終わっていない」
と、常に仕事のことを考えてしまいます。
まずは頭の中にある仕事を紙に出して、自分が抱えている仕事を見える化することから始めましょう。
ステップ2 今日やらなくてもいい仕事を消し込む
仕事を書き出したら、次にやることは**「今日やらなくてもいい仕事」を消すこと**です。
例えば、
「来週までに提出すればいい資料」
「急ぎではないデータ整理」
「時間に余裕のある作業」
などです。
今日やらなくても問題ない仕事には、思い切って横線を引いて消し込みます。
もちろん、本当に不要な仕事を勝手に放置するという意味ではありません。
「今日やらなくてもいい仕事を、今日やらない」
ということです。
これだけでも、今日やるべき仕事がかなり絞り込まれます。
仕事を絞り込むと、精神的な余裕も生まれます。
「あれもやらなきゃ……」
「そういえば、これもまだ終わってない……」
と考えながら仕事をする状態を減らすことができます。
目の前の仕事に集中できるようになるので、結果的に1つ1つの仕事のパフォーマンスも上がります。
仕事を効率化するためには、仕事を増やすより先に「今日やらない仕事」を決めることが重要です。
ステップ3 優先順位を決める
今日やらなくてもいい仕事を削ぎ落としたら、残った仕事に優先順位をつけます。
ここで私がおすすめしたいのは、時間が決まっている仕事を除き、比較的短時間で終わる仕事から片付ける方法です。
例えば、
「5分で終わるメール」
「10分で終わる確認作業」
「簡単な資料修正」
などです。
1つ仕事が終わったら、最初に書き出した紙の項目に横線を引いて消し込みます。
これを繰り返します。
仕事を
書き出す
↓
終わったら消す
↓
次の仕事へ進む
という形にすると、仕事に区切りがつきます。
そして、意外と大切なのがこの「消し込み」です。
仕事が終わったことを目で確認できるため、達成感も得られます。
毎日遅くまで残業している人の場合、やるべき仕事が頭の中でぼんやりしていて、
「とりあえず仕事をする」
という状態になっていることがあります。
その結果、定時が近くなってから、
「今日中にこれをやらなきゃ！」
となり、残業時間が伸びてしまいます。
朝の段階で、
「今日はこれを終わらせる」
と決めておくだけでも、仕事の進め方は変わります。
ステップ4 自分が主催する会議は30分を基本にする
製造業のスタッフ業務で、意外と時間を取られるのが「会議」です。
社内会議から、お客様や仕入れ先との打ち合わせまで、スタッフになると会議が増えることがあります。
もちろん、必要な会議までなくす必要はありません。
しかし、「会議＝1時間」という固定観念は、一度見直してみてもいいと思います。
私自身、自分が主催する会議については、基本的に30分で設定するようにしています。
会議を短くするためには、事前準備が重要です。
例えば、
- 会議の目的を明確にする
- 議題を事前に共有する
- 確認してほしい資料を事前に送る
- 会議中に決めることを明確にする
- 会議終了時に決定事項を確認する
といった準備をしておきます。
これだけでも、ダラダラと話が続く会議を減らすことができます。
また、他の人が開催した会議で、自分には関係のない話が長く続いている場合は、状況に応じて、
「次の予定がありますので、ここで失礼します」
と途中退出することも一つの方法です。
もちろん、社内ルールや相手との関係性もありますので、状況を見ながら判断してください。
会議を短くすることは、会議そのものを減らすだけでなく、自分が本来やるべき仕事の時間を確保することにもつながります。
仕事効率化で大切なのは「やらないこと」を決めること
ここまで4つのステップを紹介しました。
改めてまとめると、
① やるべきことを書き出す
↓
② 今日やらなくてもいい仕事を消す
↓
③ 優先順位を決める
↓
④ 会議を短くする
という流れです。
仕事が多いと、
「もっと早く仕事をしなければ」
と考えてしまいがちです。
しかし、仕事を効率化するために重要なのは、単純に作業スピードを上げることだけではありません。
そもそも今日やらなくてもいい仕事をしていないか？
参加しなくてもいい会議に参加していないか？
必要以上に時間をかけている仕事はないか？
こういった視点で、自分の仕事を見直してみることが大切です。
まとめ
今回は、製造業スタッフの仕事効率化について、私自身が実践している方法を紹介しました。
特別な道具や高額なシステムは必要ありません。
紙とペンがあれば、明日からでも始められます。
私自身、この方法を実践することで毎日の長時間残業から解放され、1つ1つの仕事にも余裕を持って取り組めるようになりました。
突発的な仕事が入ってきても対応できるように、ある程度の時間的な余裕を残して仕事を終わらせることもできています。
もちろん、繁忙期やトラブル対応などで残業が必要になることはあります。
しかし、毎日のように長時間残業が続いているのであれば、一度自分の仕事の進め方を見直してみる価値はあると思います。
仕事を効率化する第一歩は、「もっと頑張ること」ではなく「やらないことを決めること」です。
まずは明日、紙に自分の仕事を書き出すところから始めてみてください。
地味な方法ですが、意外と効果がありますよ。
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