毎日仕事に追われて、忙しく遅くまで残業してがんばっている人は多くいると思います。
職種、人間関係が良好でも仕事が多くて帰宅後は寝るだけ、休日も疲れているので何もせずにだらだらと過ごしてまた仕事。私も２年前までは毎日仕事に追われていましたが、現在では毎日定時に帰宅し家族と過ごしリフレッシュして毎日仕事に取り組むことができています。
結論を言いますと仕事をコントロールされる側からコントロールする側になる必要があります。考え方や、仕事する順番などを変えるだけで仕事の効率や量は変化します。今回は仕事を楽にする方法をご紹介します。
第1ステップ：自分の力量を時間で把握する
毎日仕事に追われていると１つの仕事に対してどれぐらいの時間がかかったのかもわからない状態になっています。初めは毎日の簡単な仕事でいいので1つの仕事に対してどれくらいの時間が必要なのかを把握しましょう。
なぜ時間を把握する必要があるかというと現在の自分が担当している仕事量が多すぎないかを定量的に知ることができるからです。１０個の仕事をしなくてはいけなくても１個１０分で終わるのであれば２時間もあれば終わってしまします。1個1時間かかるのであれば残業確定です。今抱えている仕事量を時間に換算してみることをまず最初に行いましょう。
まずは毎日の決まった仕事(ルーティン作業)の時間換算を行いそれが完了したら今担当している仕事を時間換算してみましょう。
時間に換算するのが難しい仕事もあると思います。資料作成などはどれくらいの時間が必要なのかわかりませんが何となくでもいいので必要と思われる時間を決めてください。何となくでも決めた時間までにやろうとするだけで効率は上がります。自分で自分をコントロールすることができできます。時間を決めな状態で仕事を取り組むことは無駄な時間を垂れ流しているのと同じです。
以上のことができなければ次のステップには進めませんのでしっかり考えてください。
第2ステップ：やること・やらないことを決める
会社の上司によく計画を立てろ！計画もないのにどうやって仕事するんだ！なんてよく叱られましたが時間を使ってでもその日の仕事の計画を立てることが重要です。
仕事の計画を立てる方法はまず自分が現在抱えている仕事を書き出す。
当日やる仕事、とやらないことを決めます。当日やる仕事は所定内時間が８時間なら７時間分の仕事量で計画を組んでください。自分ひとりで働いていないかぎり計画通りに物事が進まないことを前提にしておくことが重要です。会議に遅れる人がいたり、問い合わせなど、突発の緊急な仕事で時ロスするであろう時間を計算に入れて当日やる仕事量を決めます。このロスを計算に入れておくことをしないと何かあったらすぐ残業、毎日仕事が残り会社から帰りづらくなってしまいます。
当日する仕事は本当に今やるべき仕事のみを計画します。難易度ではなく納期優先で計画を立てます。今日やるべきことをやる、明日でいいことは明日に回すことが重要です。明日やればいい仕事だけどすぐに終わるからと言って取り掛かり当日納期の仕事に苦戦して結局残業になってしまいます。
もう一つはやることだけ決めればいいのでは？と思う人もいると思いますがなぜやらないことを決めるかと言うとやらないと決める！ことが重要です。人間の集中力は長くは続かないのでふとしたときにあの仕事やらなきゃ、あの件どうだったかな、必要のないことを考えてしまい集中力が途切れ仕事の効率が下がってしまいます。今日はやらない！と決きめることにより無駄な集中力の喪失を防ぎます。
第3ステップ：仕事を引き受けない
ステップ１・2を行うと自分の仕事量が定量的に把握することで日々計画を立てることができるようになったと思います。不測の事態にも対応できるように余力をもっておくことも大切だと説明しました。しかし短納期の仕事を大量に押し付けられた場合は残業をしてこなさなくてはいけない場合があります。
こういった状況を防ぐためにお願いされた仕事を断りましょう！
やりたくないから断るのはいけません。しかし現在このような仕事で手一杯になっているのでできませんと断るのであれば何も悪くはないと思います。自分の仕事量をしっかりと把握できていれば時間がない理由もはっきりと回答することができる思います。
仕事を断ってくださいというと、昇進に響くとか、評価が下がってしまうなんて思う人もいるかもしれませんが、しかし仕事に追われる生活を続けていいことがありましたか？満足のいく昇給額でしたか？出世して仕事のやる気がでましたか？長い時間仕事を頑張れば昇進する、評価が上がるのは昔話です。現代社会では仕事ができる人ほど損です。会社に来ているだけの無能なおじさんのために毎日遅くまで残業するのはもったいないです。
自分のキャパを超える仕事はしっかりと断りましょう。断ることで怒り出す上司がいる場合は転職したほうがいいと思います。
まとめ
仕事を楽にする方法をご紹介しました。
1.自分の仕事を定量的に理解する
2.効率良く仕事がこなせるような計画を立てて不測の事態でも対応できるように余裕を持つこと
3.自分のキャパを超える仕事ははっきりと断ること
このステップを確実に実践すれば１ヶ月後には毎日笑顔で帰宅できると思います。小さなことからでも行動を起こさない限り永遠にか会社に使われるだけで人生が終わってしまいます。
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