再発防止対策書は、製造業に勤める管理監督者であれば一度は聞いたことがある、実際に書いたことがあると思います。
不具合、不良品を後工程お客様に納品した際に提出を求められることがあります。
不良品流出は突然発生し、再発防止対策書を書くことなど通常業務とは別であり突発業務になります。
ただせさえ忙しい管理監督者にとって再発防止対策書を書く上司承認をもらい終わらせることは簡単なことではありません。
題名にもありますように今回は再発防止対策書の終らせ方についてご紹介したい思います。
二度と同じ不良は再発させないために真剣に再発防止対策書に取り組む方には全く参考にならない記事になります、とにかく時間がなく1日でも早く再発防止対策書を終らせたい方におすすめします。
ストーリーを組み立てる
ストーリーを組み立てるとは、再発防止対策を先にきめてから発生原因・要因を肉付けしていく方法になります。
本来、現状把握→要因解析(なぜなぜ)→対策という大まかな流れから
対策⇨要因解析⇨現状把握の順番で再発防止対策書を記入します。
何度も言いますがこのやり方は、再発防止対策書の終らせ方であり再発防止対策の効果はほぼないものと考えてください。納期が迫っている方や、そもそも再発防止対策書など書く余裕がない方への策になりますので、ご了承ください。
私の経験上、要因解析時に迷走してしまう傾向があります。
なぜ迷走してしまうかというと、要因解析で解析した真因の対策は非常に面倒な為、何か他に良い真因(言い訳)がないか考えることで時間を消費指定しまいます。
これを打開する為、対策内容(現状できること)を先に決めその対策内容に合った要因解析、現状把握をでっちあげる事をストーリーを組み立てると言います。
この方法を使用することで、記入時間を削減することができます。なぜなら真剣に要因解析していないからです•••😅
対策添付資料は必ず作成する
対策内容からストーリーを組み立てて再発防止対策書の記入が終わったら対策内容の添付資料を作成してください。
対策内容がしょぼくても添付資料があることで対策に厚みが出ます。何が設備を変えたのなら設備の写真を、ルールを改訂したのであれば改訂帳票を添付するなど、対策やりました！感をしっかりと出せるように添付資料の作成は必須です。
上司に提出は納期１日前
前項で記入時間を削減ができるようになったら必ず提出納期１日前に提出してください。
再発防止対策書を書く人のほとんどが上司承認をしないといけない人ばかりだと思います、上司承認後お客様への提出を控えている場合は必ず客先納期１日前に上司に見せることが大切です。
お客様への提出期限当日に提出すると、上司に何かしらの指摘アドバイスがあった時に修正時間がありません。上司の機嫌を損ねるリスクもあります。
逆にお客様提出納期より早く上司に提出すると、的確なアドバイスではなく抽象的な指摘になったり、より高みを目指した対策内容の提案等でかえってめんどくさいことになります。簡単に印鑑を捺してくれないのが上司です🤣
なので客先提出1日前でせっぱつまった感じを演出し上司に提出、最低限の指摘修正事項をいただき即修正、即再提出により社内での再発防止対策書は一区切りします。
ちなみにこの方法で印鑑を捺してくれない、まともなアドバイスもしてくれないような上司の場合は部署移動や転職を考えた方が良いと思います。部下が困っているのに力を貸してくれない上司の部下であるとこの先も再発防止対策書に限らす色々苦労されると思います。
まとめ
今回は再発防止対策書の上司承認・終らせ方について私の経験を基にご紹介させていただきました。
何度も申し上げますが、再発防止の効果はあまりないので真剣に対策したい方はしっかりと対策手法に乗っ取り対策を検討実施してください。
対策ありきで再発防止対策書を作成し、対策資料添付でやった感を演出、納期1日前に提出することで上司の機嫌を損ねず軽いアドバイスを頂戴し、即修正・即提出で終わらせることができると思います。
私自身、製造現場で監督者をしておりますが、机に向かって対策を時間かけて考えるより少しでも長い間現場にいて変化点を見つけ確認し不具合を未然に防ぐことが一番だと考えます。
再発防止対策書で毎日頭を悩ませている人の参考になれば嬉しいです。
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